Ведение реестра задач в Excel с AI-Секретарём

Результат урока

Вы создадите единый реестр задач в формате Excel: с задачами из протокола встречи, ответственными, сроками и статусами. Затем научитесь добавлять новые поручения и массово обновлять уже внесённые записи.

AI-Секретарь помогает подготовить и обновить файл. Руководитель проверяет изменения, особенно ответственных, сроки и статус выполнения.

Когда использовать реестр

Реестр подходит, если нужно контролировать поручения по одному проекту или небольшой команде, а также вести список рассылок, заявок, решений или других повторяющихся данных.

Для большой команды, параллельных проектов и большого числа задач удобнее использовать корпоративную систему управления задачами или CRM. Реестр Excel может оставаться источником контроля или промежуточным рабочим файлом.

Что подготовить

• расшифровку или готовый протокол встречи;
• список участников, если он есть;
• правила постановки задач: кто может быть ответственным, как указываются сроки и статусы;
• проект компании в ChatGPT с инструкцией AI-Секретаря;
• при наличии — ранее созданный реестр задач.

Шаг 1. Подготовьте задачи из встречи

Сначала получите из расшифровки проверенный протокол: решения и задачи должны быть отделены от предложений и обсуждений. Не переносите в реестр то, что не было поручением.

Используйте запрос:

Проанализируй приложенный протокол встречи.

Выдели только поставленные задачи. Для каждой задачи укажи:
- формулировку;
- ответственного;
- срок;
- источник в протоколе.

Если ответственный или срок прямо не названы, укажи «не указан».
Не превращай предложения в задачи и не добавляй отсутствующие сведения.
Сначала покажи таблицу для проверки. Не создавай файл, пока я не подтвержу список задач.

Проверьте таблицу: нет ли пропущенных задач, ошибочно назначенных ответственных и придуманных сроков.

Шаг 2. Создайте реестр задач

После проверки поручите AI-Секретарю создать файл Excel.

На основе подтверждённого списка задач создай файл Excel `reestr-zadach.xlsx`.

Создай лист «Задачи» со столбцами:
1. №;
2. Проект;
3. Задача;
4. Источник / встреча;
5. Ответственный;
6. Срок;
7. Статус;
8. Приоритет;
9. Дата последнего обновления;
10. Комментарий.

Внеси только подтверждённые данные. Для отсутствующих ответственного и срока оставь «не указан». 
Для новых задач установи статус «Не начата», если иной статус не указан в протоколе.

Добавь выпадающий список статусов: «Не начата», «В работе», «На контроле», «Выполнена», «Отменена».
Покажи созданный файл и краткую сводку: сколько задач внесено и по каким статусам.

При первом создании файла работа может занять несколько минут. Сохраните файл в материалах проекта, чтобы затем возвращаться к той же версии реестра.

Шаг 3. Добавьте новое поручение

Поручения можно добавлять голосом или обычным текстом. Важные поля лучше назвать явно.

Пример:

Открой существующий файл `reestr-zadach.xlsx` и добавь новую задачу:

- проект: «Проект Х»;
- задача: ознакомиться с документацией по проекту;
- ответственный: Сергей Карпов;
- срок: 10 сентября 2026 года;
- статус: «Не начата»;
- источник: поручение руководителя.

Не изменяй другие строки. После изменения покажи добавленную строку и сообщи номер задачи.

Если год не назван, укажите его сами. Относительные сроки вроде «завтра» передавайте только вместе с текущей датой или попросите AI сначала подтвердить, как он понял дату.

Шаг 4. Массово обновите задачи после совещания

После следующей встречи AI-Секретарь может сопоставить новые договорённости с реестром. Сначала он должен показать план изменений, а не менять файл сразу.

Сравни приложенный протокол встречи с файлом `reestr-zadach.xlsx`.

Подготовь таблицу изменений:
- номер задачи;
- текущее значение;
- новое значение;
- основание в протоколе.

Отдельно покажи новые задачи и задачи, по которым статус, срок или ответственный неясен.
Не изменяй файл до моего подтверждения.

После проверки подтвердите только нужные изменения:

Подтверждаю изменения из таблицы. Обнови существующий файл `reestr-zadach.xlsx`.
Создай лист «Журнал изменений» и зафиксируй: дату обновления, номер задачи, изменённое поле, старое и новое значение, основание изменения.
После сохранения покажи сводку по статусам и список задач с просроченным сроком.

Как работать с реестром на совещании

1. Откройте реестр перед встречей и посмотрите задачи «На контроле» и просроченные задачи.
2. Во время встречи фиксируйте только принятые решения и конкретные поручения.
3. После встречи получите протокол и таблицу предлагаемых изменений.
4. Проверьте изменения с участниками или руководителем.
5. После подтверждения обновите реестр и журнал изменений.

Так создаётся единый цикл: встреча → протокол → проверка → реестр → контроль следующей встречи.

Важные правила

• Не ставьте ответственного или срок по догадке.
• Не меняйте статус на «Выполнена» без подтверждения результата.
• Всегда указывайте, к какому проекту и встрече относится задача.
• До массового изменения файла сначала запрашивайте таблицу предлагаемых изменений.
• Храните одну актуальную версию реестра в проекте; не создавайте копии с похожими названиями без необходимости.
• Проверяйте, что AI обновил именно сохранённый файл, а не только показал предварительный результат в чате.
• AI не ведёт контроль самостоятельно в фоновом режиме. Чтобы обновить или проверить реестр, дайте ему новую команду и предоставьте актуальные данные.

Типичные ошибки и как их исправить

Практика

За 60 минут:

1. Возьмите протокол своей реальной встречи.
2. Проверьте список задач по первому запросу урока.
3. Создайте reestr-zadach.xlsx минимум с пятью задачами.
4. Добавьте одну новую задачу вручную через AI-Секретаря.
5. Измените по двум задачам срок, ответственного или статус — сначала через таблицу предлагаемых изменений.
6. Создайте журнал изменений и проверьте итоговый файл.

Критерии готовности

• в файле есть не менее пяти задач;
• для каждой задачи указан проект, формулировка и статус;
• ответственные и сроки внесены только при наличии подтверждённых данных;
• создан журнал изменений;
• вы можете объяснить, какие задачи требуют контроля на следующей встрече.

Итог

AI-Секретарь не заменяет руководителя в постановке и приёмке задач. Его роль — быстро превратить проверенный протокол в понятный реестр, предложить изменения и поддерживать порядок в данных. Решение о задаче, сроке, ответственном и её выполнении остаётся за человеком.