Управление электронной почтой Gmai с помощью AI-Секретаря

Цель урока

Научиться использовать ChatGPT для поиска деловых контактов, подготовки персонализированных писем, работы с Gmail и контроля входящих ответов.

Что вы получите

После урока вы сможете:

• находить официальные электронные адреса организаций;

• создавать таблицу получателей;

• готовить персонализированные письма;

• отправлять письма через подключённый Gmail;

• анализировать входящие сообщения;

• готовить черновики ответов;

• настраивать регулярный отчёт по почте.

1. Поиск адресатов

Предположим, компании необходимо предложить проведение практикума региональным центрам «Мой бизнес» Южного федерального округа.

Поставим AI-Секретарю задачу:

Найди официальные электронные адреса региональных центров «Мой бизнес» Южного федерального округа для отправки предложения о проведении практикума.

Используй официальные сайты организаций.

Составь таблицу:
- регион;
- название организации;
- электронная почта;
- сайт;
- источник;
- дата проверки.

Не придумывай отсутствующие данные. Если адрес не найден или требует проверки, укажи это отдельно.

ChatGPT проведёт веб-поиск и соберёт контакты в таблицу.

Перед использованием списка необходимо проверить:

• относится ли адрес к нужной организации;

• опубликован ли он на официальном сайте;

• подходит ли он для деловых предложений;

• нет ли дублирующихся адресов.

2. Подготовка письма

После проверки получателей можно загрузить готовый текст или попросить AI-Секретаря подготовить письмо на основании Паспорта бизнеса и материалов проекта.

Пример запроса:

Подготовь деловое письмо руководителю центра «Мой бизнес» с предложением провести практикум «Корпоративный AI-Менеджмент 4.0».

Используй Паспорт бизнеса и программу практикума из файлов проекта.

Кратко укажи:
- кто проводит практикум;
- для кого он предназначен;
- чему научатся участники;
- какой результат получат;
- какой следующий шаг предлагается.

Не отправляй письмо. Сначала покажи мне тему и полный текст для согласования.

AI подготовит черновик письма. Перед отправкой необходимо проверить факты, даты, программу, контакты и вложения.

3. Персонализация писем

Не рекомендуется отправлять одно письмо одновременно большому количеству получателей. Лучше подготовить отдельное обращение для каждого центра.

Пример запроса:

Подготовь персонализированные версии согласованного письма для каждого получателя из таблицы.

В каждом письме укажи регион и название организации.

Не меняй условия предложения и не добавляй неподтверждённые сведения.

Покажи таблицу:
- получатель;
- электронная почта;
- тема;
- персональное обращение;
- статус проверки.

Ничего не отправляй без моего подтверждения.

4. Отправка через Gmail

Для работы с почтой Gmail должен быть подключён к ChatGPT как приложение или коннектор. Доступные действия могут зависеть от настроек аккаунта и разрешений.

Безопасная последовательность:

1. AI показывает список получателей.

2. Руководитель проверяет адреса.

3. AI готовит черновики писем.

4. Руководитель проверяет содержание и вложения.

5. Руководитель отдельно подтверждает отправку.

6. AI отправляет письма, если такое действие доступно.

Команда после проверки:

Покажи окончательный список получателей, темы и тексты писем.

Не отправляй письма, пока я отдельно не напишу: «Подтверждаю отправку».

После проверки:

Подтверждаю отправку согласованных писем указанным получателям.

Не добавляй новых адресатов и не изменяй текст.
После выполнения покажи отчёт:
- кому отправлено;
- дата и время;
- тема;
- статус;
- ошибки, если они возникли.

5. Работа с входящими ответами

После рассылки AI-Секретарь может находить ответы получателей, кратко пересказывать их и готовить проекты ответных писем.

Пример запроса:

Найди в подключённом Gmail ответы на письма с предложением провести практикум.

Покажи таблицу:
- дата;
- организация;
- отправитель;
- краткое содержание ответа;
- что от нас требуется;
- рекомендуемый следующий шаг.

Для писем, требующих ответа, подготовь черновики.

Ничего не отправляй без моего подтверждения.

Например, если организация просит направить подробную программу, AI-Секретарь подготовит ответ и приложит согласованную программу. Руководителю останется проверить письмо и подтвердить отправку.

6. Ежедневный отчёт по почте

Можно создать запланированную задачу, которая будет регулярно анализировать входящие письма.

Пример:

Каждый день в 9:00 по московскому времени проверяй входящие письма, полученные за предыдущий календарный день.

Подготовь отчёт:
- отправитель;
- тема;
- краткое содержание;
- срочность;
- требуется ли мой ответ;
- рекомендуемое действие;
- проект ответа, если он необходим.

Не отправляй письма автоматически.
Не удаляй, не перемещай и не помечай сообщения без моего подтверждения.
Если письмо содержит непонятные договорённости, укажи, что требуется моя проверка.

Запланированные задачи выполняются в облачной среде, поэтому держать компьютер постоянно включённым не требуется. Возможность их создания, количество активных задач и доступ к подключённой почте зависят от текущих настроек ChatGPT и аккаунта.

Правила безопасности

AI-Секретарь помогает подготовить работу, но ответственность за отправку остаётся у человека.

Обязательно проверяйте:

• адресата;

• тему и текст письма;

• факты, даты и суммы;

• персональные данные;

• вложения и ссылки;

• наличие согласия на массовую рассылку;

• полномочия AI на чтение и отправку почты.

Не разрешайте автоматически отправлять юридически значимые письма, финансовые обязательства, претензии, согласования договоров и сообщения с конфиденциальными данными.

Практическое задание

1. Выберите пять организаций, которым потенциально интересно ваше предложение.

2. Попросите AI найти официальные адреса.

3. Проверьте источники.

4. Подготовьте персонализированные письма.

5. Отправьте одно тестовое письмо после проверки.

6. Найдите ответ или тестовое входящее сообщение.

7. Подготовьте проект ответа.

8. Создайте ежедневный отчёт по входящей почте.

Результат урока

Вы создали рабочий процесс AI-Секретаря:

поиск получателей → проверка контактов → подготовка писем → согласование → отправка → контроль ответов → проекты ответных писем → ежедневный отчёт.

На следующем уроке разберём, как AI-Секретарь работает с Google Календарём: проверяет расписание, находит свободное время и помогает создавать встречи.