Урок 3. Готовые образцы протоколов совещаний в GLUBINA SpeechKit

Цель урока

Научиться записывать или загружать встречу в GLUBINA SpeechKit и получать:

• расшифровку разговора;

• структурированный протокол;

• принятые решения;

• задачи;

• тайм-коды;

• готовый документ для дальнейшей работы AI-Секретаря.

Что такое GLUBINA SpeechKit

GLUBINA SpeechKit — программа для преобразования аудио и видео в текст, протоколы, решения и задачи.

После обработки встречи вы получаете не только расшифровку, но и готовый структурированный документ, который можно:

• проверить и отредактировать;

• скопировать в проект компании в ChatGPT;

• передать AI-Секретарю;

• отправить участникам встречи;

• сохранить в базе знаний;

• скачать в удобном формате.

Как записать встречу

1. Откройте GLUBINA SpeechKit.

2. Нажмите «Новая обработка».

3. Выберите запись звука в браузере.

4. Нажмите «Начать запись».

5. Проведите встречу.

6. Нажмите «Остановить» и завершите запись.

7. Выберите необходимые параметры результата.

8. Нажмите «Отправить на расшифровку».

Также можно загрузить готовый аудио- или видеофайл.

Перед записью обязательно предупредите участников и получите их согласие, если это требуется законодательством или внутренними правилами компании.

Настройка результата

Перед запуском обработки можно выбрать, что должна подготовить система:

• расшифровку встречи;

• протокол по выбранному шаблону;

• список задач;

• принятые решения;

• тайм-коды.

Тайм-коды особенно полезны при обработке лекций, интервью, подкастов и видеозаписей. Они показывают, в какой момент начинается каждая тема.

Основные виды протоколов

1. Стандартный протокол встречи

Подходит для большинства рабочих совещаний.

Включает:

• тему и цель встречи;

• участников;

• повестку;

• ключевые обсуждения;

• принятые решения;

• поставленные задачи;

• ответственных и сроки;

• открытые вопросы;

• итог встречи.

2. Развёрнутый протокол

Используется, когда участники обсуждают проблему, предлагают разные варианты и приводят аргументы.

Включает:

• контекст встречи;

• позиции участников;

• аргументы и возражения;

• выявленные риски;

• варианты решения;

• принятое решение;

• обоснование решения;

• задачи и открытые вопросы.

3. Проектный протокол

Подходит для регулярных совещаний по проекту.

Помогает зафиксировать:

• что было запланировано;

• что уже выполнено;

• что не выполнено и почему;

• текущие проблемы и блокеры;

• задачи на следующий период;

• ответственных;

• сроки.

Например, такой протокол удобно использовать на еженедельном проектном совещании.

4. Протокол встречи с клиентом

Используется во время переговоров, консультаций и продаж.

Включает:

• информацию о клиенте;

• цель встречи;

• цели и потребности клиента;

• предложенное решение;

• достигнутые договорённости;

• действия со стороны компании;

• действия со стороны клиента;

• открытые вопросы;

• следующий шаг.

После проверки такой протокол можно отправить клиенту для подтверждения договорённостей.

5. Корпоративный протокол совещания

Подходит для управленческих встреч внутри компании.

Помогает зафиксировать:

• вопросы повестки;

• управленческие решения;

• поручения;

• ответственных;

• сроки;

• вопросы, требующие дополнительного согласования.

Другие готовые шаблоны

В SpeechKit также могут использоваться шаблоны для:

• собеседования с кандидатом;

• юридической встречи;

• интервью;

• фокус-группы;

• лекции;

• подкаста;

• видеоматериала;

• структурирования произвольной информации.

Можно создать собственный шаблон. По сути, это инструкция для искусственного интеллекта: какие сведения необходимо извлечь из расшифровки и в каком виде представить результат.

Что происходит после обработки

SpeechKit последовательно выполняет:

1. Загрузку записи.

2. Подготовку файла.

3. Распознавание речи.

4. Преобразование речи в текст.

5. Формирование протокола.

6. Извлечение решений и задач.

В результате на странице обработки появляются исходная расшифровка и готовый протокол.

Как использовать результат

Полученный материал можно:

• скопировать;

• скачать в TXT;

• скачать в Markdown;

• сохранить в DOCX;

• сохранить в PDF;

• передать в AI-Секретаря;

• перенести задачи в подключённую учётную систему;

• сохранить в истории обработок.

Передача протокола AI-Секретарю

Готовый протокол или расшифровку можно добавить в проект компании в ChatGPT и дать AI-Секретарю следующий запрос:

Проанализируй протокол встречи.

Проверь:
1. Какие решения были приняты.
2. Какие задачи поставлены.
3. Кто назначен ответственным.
4. Какие сроки указаны.
5. Какие вопросы остались открытыми.

Не придумывай отсутствующие сведения. Если ответственный или срок не указан, так и напиши.

Подготовь:
- итоговый протокол;
- реестр задач;
- проект письма участникам встречи.

AI-Секретарь использует Паспорт бизнеса, инструкцию проекта и другие материалы компании. Поэтому он может дополнительно проверить названия проектов, роли сотрудников и связь встречи с текущими задачами.

Проверка человеком

Перед отправкой протокола участникам необходимо проверить:

• правильно ли распознаны имена и названия;

• не перепутаны ли предложения и принятые решения;

• корректно ли указаны ответственные;

• действительно ли были согласованы сроки;

• нет ли в документе конфиденциальной информации;

• соответствует ли итог реальному содержанию встречи.

Искусственный интеллект готовит проект документа, но окончательную проверку и утверждение выполняет человек.

Практическое задание

1. Запишите в SpeechKit короткую рабочую встречу или голосовую заметку продолжительностью 3–10 минут.

2. Выберите подходящий вид протокола.

3. Запустите расшифровку.

4. Сравните исходный текст и сформированный протокол.

5. Проверьте решения, задачи, ответственных и сроки.

6. Скачайте протокол в формате Markdown или DOCX.

7. Передайте его AI-Секретарю в проекте компании.

8. Попросите AI-Секретаря подготовить реестр задач и проект письма участникам.

Результат урока

После выполнения задания у вас появятся:

• расшифровка реальной встречи;

• готовый протокол;

• список решений и задач;

• материал для дальнейшей работы AI-Секретаря.

Актуальные тарифы и лимиты GLUBINA SpeechKit рекомендуется проверять непосредственно в сервисе, поскольку они могут изменяться.