Урок 2. Создание и подключение AI‑Секретаря

Цель урока

Создать AI‑Секретаря, предоставить ему контекст компании и подключить Gmail и Google Календарь.

Что такое AI‑Секретарь

AI‑Секретарь — это искусственный интеллект, который:

• работает с Паспортом бизнеса и документами компании;

• анализирует почту и календарь;

• готовит проекты писем;

• планирует встречи;

• помогает работать с задачами и документами;

• анализирует совещания;

• готовит протоколы, решения и поручения.

AI‑Секретарь не является полностью самостоятельным сотрудником. Важные действия он выполняет только после проверки и подтверждения человека.

Два варианта создания AI‑Секретаря

Вариант 1. Секретарь внутри общего проекта компании

В проекте компании уже находятся:

• Паспорт бизнеса;

• постоянная инструкция проекта;

• документы и другие материалы компании.

В этот же проект можно добавить отдельный файл с инструкцией AI‑Секретаря.

При постановке задачи необходимо указывать роль:

Ты — AI‑Секретарь. Используй инструкцию секретаря и подготовь проект письма клиенту.

В одном проекте можно хранить инструкции разных AI‑помощников:

• AI‑Секретаря;

• AI‑Маркетолога;

• AI‑Продавца;

• AI‑Юриста.

При постановке каждой задачи нужно уточнять, в какой роли должен работать ChatGPT.

Вариант 2. Отдельный проект «AI‑Секретарь»

Создайте отдельный проект и назовите его «AI‑Секретарь».

Добавьте в проект:

1. Паспорт бизнеса.

2. Основные документы компании.

3. Инструкцию AI‑Секретаря.

Инструкцию секретаря можно разместить непосредственно в настройках проекта.

Этот вариант рекомендуется для постоянной работы: в проекте будет только информация, необходимая секретарю, а переписка по его задачам не смешается с работой маркетолога, продавца или юриста.

Шаг 1. Подготовьте инструкцию AI‑Секретаря

Откройте проект компании и вставьте запрос:

Создай инструкцию AI-Секретаря для этого проекта.

Используй Паспорт бизнеса и другие подтверждённые материалы проекта.

AI-Секретарь должен:
- анализировать входящие письма;
- выделять сообщения, требующие ответа;
- готовить проекты писем;
- проверять календарь;
- готовить проекты встреч;
- анализировать совещания;
- создавать проекты протоколов;
- выделять факты, предложения, решения и задачи;
- указывать ответственных и сроки только тогда, когда они прямо названы.

Установи обязательное правило: без подтверждения человека нельзя отправлять письма, создавать или изменять события, назначать ответственных, менять сроки, закрывать задачи и удалять записи.

Не придумывай сведения, которых нет в материалах проекта.

Подготовь инструкцию в формате Markdown.

ChatGPT изучит Паспорт бизнеса и подготовит инструкцию с учётом контекста вашей компании.

Проверьте созданную инструкцию и попросите сохранить её в формате Markdown:

Сохрани согласованную инструкцию отдельным файлом
instrukciya-ai-sekretarya.md.

Шаг 2. Добавьте инструкцию в проект

Если секретарь работает внутри общего проекта компании:

1. Скачайте созданный Markdown-файл.

2. Откройте проект компании.

3. Выберите «Добавить источник».

4. Загрузите файл instrukciya-ai-sekretarya.md.

Теперь при постановке секретарской задачи указывайте:

Ты — AI-Секретарь.

Используй Паспорт бизнеса и инструкцию AI-Секретаря.
Выполни следующую задачу: [опишите задачу].

Шаг 3. Создайте отдельный проект AI‑Секретаря

Для рекомендуемого варианта:

1. Нажмите кнопку создания нового проекта.

2. Назовите его «AI‑Секретарь».

3. Добавьте Паспорт бизнеса в источники проекта.

4. Откройте настройки проекта.

5. Вставьте подготовленную инструкцию AI‑Секретаря.

6. Сохраните изменения.

В результате секретарь будет работать в отдельном проекте, но использовать единый корпоративный контекст.

Шаг 4. Подключите Google Календарь

Откройте в ChatGPT настройки приложений или плагинов.

Последовательность действий:

1. Найдите Google Календарь.

2. Нажмите «Подключить».

3. Выберите нужный аккаунт Google.

4. Ознакомьтесь с запрашиваемыми разрешениями.

5. Предоставьте необходимые права.

6. Завершите подключение.

Обязательно проверьте:

• какой аккаунт подключён;

• какой календарь будет использоваться;

• правильно ли определён часовой пояс;

• разрешено ли только чтение или также создание событий.

Названия кнопок могут отличаться в зависимости от версии интерфейса ChatGPT.

Шаг 5. Подключите Gmail

Аналогичным способом подключите Gmail:

1. Откройте настройки приложений или плагинов.

2. Найдите Gmail.

3. Нажмите «Подключить учётную запись».

4. Выберите рабочий аккаунт.

5. Проверьте запрашиваемые разрешения.

6. Завершите подключение.

Используйте отдельную рабочую почту секретаря, если не хотите предоставлять доступ к личному почтовому ящику.

Шаг 6. Проверьте работу Gmail

Создайте новый чат внутри проекта AI‑Секретаря и отправьте запрос:

Используя подключённый Gmail, найди пять последних входящих писем.

Покажи таблицу:
- дата;
- отправитель;
- тема;
- краткое содержание;
- требуется ли мой ответ.

Ничего не отправляй, не изменяй и не удаляй.

AI‑Секретарь должен показать последние письма и кратко определить, какие из них требуют ответа.

Проверьте результаты непосредственно в Gmail.

Шаг 7. Проверьте Google Календарь

Отправьте запрос:

Проверь мой Google Календарь на завтра.

Покажи:
- запланированные встречи;
- время начала и окончания;
- участников;
- свободные интервалы продолжительностью не менее одного часа.

Укажи используемый часовой пояс.

Не создавай и не изменяй события.

Если календарь пустой, AI‑Секретарь должен прямо сообщить об этом и показать доступное время. Он не должен придумывать встречи.

Шаг 8. Поставьте секретарю комплексную задачу

Теперь проверим совместную работу почты и календаря.

Отправьте запрос:

Подготовь проект письма клиенту о встрече завтра в 11:00.

Сначала проверь календарь, затем покажи:
1. Есть ли свободное время.
2. Какие данные необходимо уточнить.
3. Текст письма.
4. Параметры предполагаемой встречи.

Не отправляй письмо и не создавай событие без моего отдельного подтверждения.

AI‑Секретарь должен:

1. Проверить календарь.

2. Уточнить часовой пояс.

3. Запросить имя и электронную почту клиента.

4. Уточнить тему и продолжительность встречи.

5. Подготовить черновик письма.

6. Показать параметры события.

7. Сообщить, что письмо не отправлено, а событие не создано.

Пример уточнения:

Почта клиента: client@example.com.
Часовой пояс: московское время.
Продолжительность встречи: один час.
Тема: обсуждение коммерческого предложения.

После проверки черновика дайте однозначное подтверждение:

Подтверждаю создание встречи и отправку письма.

Перед выполнением ещё раз покажи:
- адрес получателя;
- дату и время;
- часовой пояс;
- продолжительность;
- тему встречи.

Проверьте карточку подтверждения действия. Только после этого разрешайте ChatGPT создать событие и отправить письмо.

Когда AI‑Секретарь действительно экономит время

Одну встречу иногда быстрее создать вручную. Преимущество AI‑Секретаря становится заметно, когда необходимо:

• обработать несколько писем;

• назначить группу встреч;

• найти свободное время нескольких участников;

• подготовить одинаковые письма разным адресатам;

• перенести решения совещания в задачи и календарь;

• проконтролировать несколько сроков.

В следующих уроках мы разберём такие групповые сценарии.

Основные правила безопасности

AI‑Секретарь не должен без подтверждения человека:

• отправлять письма;

• создавать, переносить или отменять встречи;

• добавлять и удалять участников;

• назначать ответственных;

• устанавливать или изменять сроки;

• закрывать задачи;

• удалять письма, события, задачи и документы;

• передавать конфиденциальную информацию.

Перед выполнением действия необходимо проверить:

• адресата;

• содержание письма;

• дату и время;

• часовой пояс;

• участников;

• тему встречи;

• приложенные файлы;

• действие, которое собирается выполнить AI.

Результат урока

Вы:

• выбрали способ организации работы AI‑Секретаря;

• создали его инструкцию;

• добавили Паспорт бизнеса;

• подключили Gmail и Google Календарь;

• проверили чтение писем и календаря;

• подготовили и отправили тестовое письмо;

• создали тестовую встречу после подтверждения.

В результате у вас появился AI‑Секретарь, который понимает контекст компании и может помогать управлять почтой и календарём под контролем человека.