Урок 1. Возможности и ограничения AI-Секретаря

Цель урока

Понять, какие задачи можно передать AI-Секретарю и какие результаты необходимо проверить человеку перед передачей другим людям в работу.

Что такое AI-Секретарь

AI-Секретарь — это искусственный интеллект, который использует контекст компании, документы и подключённые инструменты для работы со встречами, письмами, календарём и задачами.

AI-Секретарь может:

• анализировать аудиозапись или расшифровку встречи;

• готовить проект протокола;

• выделять решения, задачи, ответственных и сроки;

• находить письма, требующие ответа;

• готовить проекты деловых писем;

• вести реестр поручений;

• формировать повестку следующей встречи.

AI-Секретарь не принимает управленческие решения самостоятельно. Он обрабатывает информацию и готовит материалы, а человек проверяет и подтверждает результат.

Инструменты AI-Секретаря

В этом модуле мы будем использовать несколько инструментов.

Четыре типа информации на встрече

Во время совещания участники сообщают факты, высказывают предложения, принимают решения и ставят задачи. AI-Секретарь должен правильно разделять эти виды информации.

Важно: предложение участника ещё не является решением. Обсуждение возможного действия ещё не означает, что задача поставлена.

Как превратить запись встречи в протокол

Шаг 1. Запишите встречу

Откройте GLUBINA SpeechKit и включите запись совещания.

Для выполнения задания можно использовать:

• запись реальной встречи;

• готовую аудиозапись;

• самостоятельно записанное короткое совещание;

• текстовую расшифровку встречи.

После завершения записи GLUBINA SpeechKit:

1. Сохранит аудиозапись.

2. Расшифрует речь в текст.

3. Подготовит первичный протокол.

4. Выделит основные решения и задачи.

Результат можно найти в разделе «История».

Шаг 2. Скопируйте расшифровку

Откройте нужную запись в разделе «История» и скопируйте полный текст встречи.

Для учебной практики мы используем именно исходную расшифровку, чтобы отдельно проверить, как ChatGPT различает факты, предложения, решения и задачи.

Шаг 3. Проанализируйте встречу в ChatGPT

Создайте новый чат и используйте следующий запрос.

Проанализируй фрагмент встречи.

Раздели информацию на четыре категории:
1. Факты.
2. Предложения.
3. Принятые решения.
4. Поставленные задачи.

Для каждой задачи укажи ответственного и срок только в том случае, если они прямо названы.

Если данных нет, напиши «не указан».
Не превращай предложения в решения и не придумывай отсутствующие сведения.

Текст встречи:
[вставьте расшифровку]

ChatGPT проанализирует текст и разделит информацию на четыре категории.

В результате вы получите структурированный материал, в котором будут отдельно представлены:

• факты и обстоятельства встречи;

• предложения участников;

• принятые решения;

• поставленные задачи;

• ответственные;

• сроки.

Как проверить результат

AI может неправильно понять формулировку, перепутать участника или представить предложение как принятое решение. Поэтому полученный результат необходимо проверить.

Проверьте:

• правильно ли указаны участники встречи;

• верно ли определена тема встречи;

• не попали ли предложения в раздел решений;

• действительно ли решения были приняты;

• не изменён ли смысл поставленных задач;

• названы ли в исходной записи ответственные;

• названы ли конкретные сроки;

• не добавил ли AI отсутствующие сведения.

Если информация вызывает сомнение, вернитесь к расшифровке или переслушайте соответствующий фрагмент аудиозаписи.

Как сохранить результат

После проверки скопируйте подготовленный материал и сохраните его в GLUBINA Docs отдельным документом.

Пример названия документа:

Совещание по статусам проектов

Проверенный протокол можно использовать для:

• передачи задач исполнителям;

• внесения поручений в систему управления задачами;

• подготовки писем участникам;

• контроля сроков;

• формирования повестки следующей встречи.

Что AI-Секретарь не должен делать самостоятельно

AI-Секретарю нельзя разрешать самостоятельно:

• придумывать отсутствующие факты;

• назначать ответственных;

• устанавливать или изменять сроки;

• превращать предложение в принятое решение;

• отправлять письма без проверки;

• создавать или переносить встречи без подтверждения;

• закрывать или удалять задачи;

• принимать управленческие решения.

Если ответственный или срок не названы, AI должен написать:

Не указан

или:

Требует уточнения

Нельзя заполнять отсутствующие сведения догадками.

Контрольный чек-лист

Перед передачей протокола другим участникам убедитесь, что:

• факты соответствуют записи;

• предложения не выданы за решения;

• решения действительно были приняты;

• задачи сформулированы без изменения смысла;

• ответственные и сроки названы участниками;

• все дальнейшие действия подтверждены человеком.

Результат урока

После прохождения урока вы:

• понимаете возможности AI-Секретаря;

• различаете факты, предложения, решения и задачи;

• умеете анализировать расшифровку встречи;

• можете подготовить структурированный протокол;

• знаете, какие действия требуют обязательного контроля человека.

Главный принцип

AI фиксирует и систематизирует информацию. Человек проверяет результат, подтверждает действия и принимает окончательное решение.

В следующем уроке мы создадим отдельный проект AI-Секретаря в ChatGPT и подготовим для него постоянную инструкцию.